La dématérialisation, les avantages de passer au numérique
La dématérialisation permet à une entreprise de transformer ses différents supports (papiers...) en fichiers numériques et ainsi de les stocker sans encombrement physique.
Grâce à cette gestion électronique des données ou des documents, les aspects organisationnels et environnementaux de l'entreprise prennent une nouvelle dimension. Sans oublier le gain de temps considèrable d'échange et de collaboration.
Qu'est-ce que la dématérialisation ?
Que ce soit dans le secteur public, au sein des établissements privés ou même les grandes entreprises, le format papier est moins utilisé depuis la dématérialisation. Mais en quoi consiste-t-elle véritablement ?
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La digitalisation remplace les documents physiques par des fichiers numériques. À partir des bons de commande, des factures sur papier ou encore les courriers, tout peut être dématérialisé.
Par exemple, on observe de plus en plus la dématérialisation des factures avec l’usage de la facture électronique dans plusieurs domaines.
En matière de relation client, la signature électronique prend pareillement une place considérable. Entre autres, la dématérialisation c’est également l’utilisation d’un système informatisé qui privilégie l’archivage électronique des documents. Pour favoriser encore plus la dématérialisation, il existe des solutions de gestion disponibles en mode Saas, ou en ligne. Les services proposent de traiter, classer et enregistrer toute sorte de documents. Au sein des entreprises, la dématérialisation peut intervenir dans les finances, la comptabilité, la gestion des ressources humaines ou aussi la gestion des achats.
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Quels avantages apporte la dématérialisation ?
Avec la dématérialisation, le premier avantage est que l’ensemble des documents est stocké, organisé, archivé et sauvegardé à un même endroit. Cela se fait par exemple en local sur un serveur, mais aussi facilement en toute sécurité dans le Cloud (externalisé), voire même une solution mixte Local/Cloud. Cela permettra un gain de temps et de productivité pour la recherche et le partage d'un document, mais aussi moins de risque de perte de fichiers.
Le gain de place est aussi un avantage considérable pour une entreprise, terminé tous les documents éparpillés partout. Maintenant, les milliers de pages de contrats, de factures ou encore d'opérations comptables se retrouvent archivées sur les supports numériques.
De plus, la dématérialisation permet une moindre utilisation de papier. Ceci n’est pas négligeable particulièrement pour accompagner une stratégie RSE comprenant des axes de développement durable.
Dans le monde actuel, les technologies ont pris une place très importante qu'il faut savoir exploiter pour évoluer. Les experts de Grenat vous accompagnent dans cette transformation.
5 bonnes raisons de passer à la dématérialisation
- Sécuriser vos processus.
- Réduire vos consommables et votre empreintes Carbone.
- Gagner du temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier.
- Archiver et hiérarchisez électroniquement vos documents.
- Faciliter vos échanges
