Tout comprendre sur la facture électronique

 

 

 

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

 

La facturation électronique concerne les opérations d’achats et de ventes de produits et de prestations de services réalisées entre entreprises. Contrairement aux factures papier, elle bénéficie d'une traçabilité et d'une sécurité grâce à des protocoles de transmission sécurisés. 

 

L'administration fiscale considére comme électroniques les factures pour lesquelles chaque étape du processus de facturation est dématérialisée.

Ainsi, les étapes de création, d'envoi, de réception et d'intégration de la facture sont toutes dématérialisées et l'intégration de la facture dans le système comptable des entreprises et des collectivité est facilité. 

 

 

Pourquoi y a t-il une dynamique autour de la dématérialisation des factures ?

 

Dans le cadre de la réforme, toutes les entreprises auront pour obligation légale d'accepter la réception des factures électroniques à partir de septembre 2026. A cette même date, les ETI et les grandes entreprises auront pour obligation d'émettre les factures électroniques. Les PME et TPE devront être prête en septembre 2027.

 

Les entreprises devront intégrer des données lisibles par les systèmes définis par la loi.

Aujourd'hui la facture transmise en pièce jointe d'un e-mail envoyé de manière classique via sa messagerie électronique n'est pas reconnue ni valide légalement.

 

L'objectif de l'état ? Simplifier les processus.

 

Ainsi, d'ici la date d'application de la réforme, les entreprises devront avoir fait le choix de leur(s) plateforme(s) de dématérialisation (PDP).

Il est nécessaire de commencer à lancer une réflexion globale dès aujourd'hui. En effet, plusieurs aspects devront être au point : par exemple, si les mentions obligatoires sont manquantes ou incorrectes, vos factures clients seront rejetées par la plateforme. Pour que le système fonctionne, vous devez être prêt.

 

Par ailleurs, fin octobre 2024,  l'Etat a annoncé l'abandon de son projet de plateforme gratuite. Les entreprises doivent donc choisir une plateforme de dématerialisation partenaire (PDP) privée pour répondre à ces obligations.

 

 

Qu'est-ce que je peux anticiper aujourd'hui ?

 

Il y a 4 actions majeures à effectuer :

• Repenser vos procédures associées à la facturation électronique. Avec la réforme, le circuit de facturation évolue !
• Nettoyer vos bases de données. Les PDP identifieront les entreprises concernées par chaque opération via leur numéro SIRET. Il est important de contôler et actualiser chacun de vos comptes fournisseurs et leur SIRET.
• Mettre vos factures en conformité. Faites-y figurer l'ensemble des mentions légales obligatoires (il y en a des nouvelles !). Sans l'ensemble des mentions, vos factures seront bloquées.
• Choisir votre PDP. Les plateformes de dématérialisation vont devenir des interfaces indispendables à la transmissions des factures vers vos clients et à la réception des factures adressées par vos fournisseurs.

 

Quelles mentions obligatoires doivent être ajoutées aux factures ?

 

Le passage à la facture électronique s'accompagne d'un enrichissement de la liste des mentions obligatoires à y faire fgurer.

 

Les mentions obligatoires prévues par le code de commerce et le code général des impôts seront les mêmes.

En complément, 4 nouvelles mentions devront être ajoutées sur les factures émises, à des fins de gestion :

• Le numéro SIREN ;
• L'adresse de livraison des biens, lorsqu'elle est différente de l'adresse du client ;
• L'information selon lasuelle les opérations donnant lieu à une facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories d'opérations ;
• Le paiement de la TVA d'après les débits, lorsque le prestataire a opté pour celui-ci.

Si les factures ne sont pas conformes, elles seront bloquées.

 

 

Quelle est la bonne plateforme PDP pour mon entreprise ?

 

Vos factures à destination des professionnels devront être transmises par l'intermédiaire d'une plateforme dédiée et respecter une forme électronique normée (norme EN 16931)

 

Seule une plateforme de dématérialisation privée partenaire immatriculée par l'administration fiscale pourra être utilisée. La liste des plateformes est mises à jour sur le site Internet impots.gouv.fr.

 

Grenat vous accompagne dans les démarches à suivre pour la mise en place de vos outils de dématérialisation, et peut vous recommander une ou des PDP pour votre entreprise.

 

 

Est-ce que je peux choisir Docoon pour la dématérialisation de mes factures clients ?

 

Docoon (anciennement DPII) respecte les normes de la dématérialisation des factures et permet via sa plateforme de :

• Traiter la dématérialisation des factures clients privés et publics
• Assurer la sécurité, la traçabilité des informations
• Archiver les documents pour une durée légale de 10 ans
• Utiliser des formats de fichiers pérennes : PDF natif, XML, EDI
• Intérer la signature électronique RGS (Référentiel Général de Sécurité)
• Garantir l'identité de l'émetteur et l'intégrité de son contenu tout au long du processus

 

Utiliser Docoon c'est avoir aussi la possibilité d'aller plus loin dans votre démarche de dématérialisation avec le même outil :

• Dématérialisation des contrats
• Dématérialisation des bulletins de paie

La dématérialisation peut en effet intervenir dans les finances, la comptabilité, la gestion des ressources humaines...

 

 

 

Comment émettre une facture électronique ?

 

Pour émettre une facture électronique vers une autre entreprise en France, il sera nécessaire d'utiliser un logiciel de facturation conforme aux normes fiscales.

Le processus inclut :

• La création de la facture : génération du document avec toutes les mentions légales requises ;
• La signature électronique : ajout d'une signature pour garantir l'authencitité et l'intégrité ;
• La Transmission sécurisée :  envoi via des canaux sécurisés comme EDI (Echange de Données Informatisées).

La plateforme de dématérialsation (PDP) se chargera de l'envoi effectif de la facture électronique à la PDP du client. Chaque entreprise est libre de choisir la PDP de son choix.

 

Comment réceptionner les factures de mes fournisseurs ?

 

Les factures fournisseurs seront accessibles sur la plateforme que vous aurez choisie.

 

 

 

Nos équipes vous accompagnent dans votre conduite du changement.

 

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