Tout comprendre sur la facture électronique

 

 

 

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

 

La facture électronique correspond à une facture dématérialisée. Elle consiste à remplacer les documents au format papier par des fichiers numériques. Ces documents électroniques sont stockés sur des ordinateurs ou des serveurs.

 

 

 

Pourquoi y a t-il une dynamique autour de la dématérialisation des factures actuellement ?

 

Initialement prévue à partir de juillet 2024, toutes les entreprises auront pour obligation légale d'accepter la réception des factures électroniques à une date qui sera actée dans le cadre de la loi de finances pour 2024.

Selon la taille de l'entreprise, le déploiement (émission des factures comprises) pourra se faire jusqu'en 2026. Les entreprises devront intégrer des données lisibles par les systèmes définis par la loi.

 

Aujourd'hui la facture transmise en pièce jointe d'un e-mail envoyé de manière classique via sa messagerie électronique n'est pas reconnue ni valide légalement.

 

L'objectif de l'état ? Simplifier les processus.

 

Ainsi, d'ici la date d'application de la réforme, les entreprises devront avoir fait le choix de leur(s) plateforme(s) de dématérialisation.

Il est nécessaire de commencer à lancer une réflexion globale dès aujourd'hui. En effet, plusieurs aspects devront être au point : par exemple, si les mentions obligatoires sont manquantes ou incorrectes, vos factures clients seront rejetées par la plateforme. Pour que le système fonctionne, vous devez être prêt.

 

 

Quels changements pour les entreprises ?

 

La dématérialisation des factures qui permet de transformer ses différents supports papiers en fichiers numériques, apporte de nombreux avantages pour les entreprises :

• Accès aux documents simplifiés (aussi en mobilité)
• Stocker sans encombrement physique
• Avoir une traçabilité sur les données
• Faciliter l'échange d'informations et la collaboration
• Protection et sécurisation de votre entreprise contre la perte ou le vol d'informations
• Démarche éco-responsable
• La baisse des coûts (lié à l'imprimante, au papier et à l'affranchissement notamment)
• Une augmentation de la productivité (tâche moins fastidieuse et délais de traitement réduits)

Grâce à cette gestion électronique des documents, et donc des données, les aspects liés à l'organisation et à l'envrionnement de l'entreprise prennent un autre tournant.

 

"Un employé passe 8 heures par semaine en moyenne à gérer des documents". Etude PriceWaterhouseCoopers

 

 

Le bon outil

 

Vous souhaitez lancer votre transition papier/numérique ? Faire appel à un préstataire compétent vous permettra de le faire rapidemment et dans les meilleurs conditions. En effet, votre projet doit faire l'objet d'une étude de vos processus documentaires "métier".

 

Le Groupe Grenat vous accompagne dans les démarches à suivre pour la mise en place de vos outils de dématérialisation.

 

 

 

Pourquoi choisir Docoon (DPII) pour la dématérialisation de ses factures client ?

 

Docoon (anciennement DPII) respecte les normes de la dématérialisation des factures et permet via sa plateforme de :

• Traiter la dématérialisation des factures clients privés et publics
• Assurer la sécurité, la traçabilité des informations
• Archiver les documents pour une durée légale de 10 ans
• Utiliser des formats de fichiers pérennes : PDF natif, XML, EDI
• Intérer la signature électronique RGS (Référentiel Général de Sécurité)
• Garantir l'identité de l'émetteur et l'intégrité de son contenu tout au long du processus

 

Convaincu par l'outil ? Utiliser Docoon c'est avoir aussi la possibilité d'aller plus loin dans votre démarche de dématérialisation avec le même outil :

• Dématérialisation des contrats
• Dématérialisation des bulletins de paie

La dématérialisation peut en effet intervenir dans les finances, la comptabilité, la gestion des ressources humaines...

 

 

Nos équipes vous accompagnent dans votre conduite du changement.

 

Prenons rendez-vous pour en discuter !